Privacy e trasparenza
Informativa sul trattamento dei dati personali
Informazioni sulle modalità con cui 4 Power S.r.l. raccoglie, utilizza, protegge e conserva i dati personali attraverso il sito www.4power.it e i servizi collegati.
La presente informativa deve essere letta insieme alla Cookie Policy, che descrive cookie, strumenti statistici, contenuti esterni e gestione del consenso.
1Oggetto e ambito di applicazione
La presente informativa descrive le modalità con cui 4 Power S.r.l., di seguito anche “4Power”, tratta i dati personali delle persone che visitano il sito www.4power.it, utilizzano i servizi online, creano un account, richiedono informazioni o preventivi, effettuano ordini, richiedono assistenza oppure autorizzano l’invio di comunicazioni commerciali.
L’informativa è resa ai sensi del Regolamento UE 2016/679 (“GDPR”) e del D.Lgs. 196/2003, come modificato dal D.Lgs. 101/2018.
Essa riguarda il sito e i servizi direttamente gestiti da 4Power. Non si applica ai trattamenti svolti autonomamente da siti, applicazioni e piattaforme esterne raggiungibili mediante collegamenti.
2Titolare del trattamento
Via Torino 6
80142 Napoli (NA), Italia Sede operativa
Via Paolo Borsellino 123
80025 Casandrino (NA), Italia
Le richieste relative al trattamento dei dati personali e all’esercizio dei diritti previsti dal GDPR possono essere inviate all’indirizzo indicato.
3Principi applicati al trattamento
4Power tratta i dati personali secondo principi di liceità, correttezza, trasparenza, limitazione delle finalità, minimizzazione, esattezza, limitazione della conservazione, integrità, riservatezza e responsabilizzazione.
I dati sono utilizzati esclusivamente per finalità determinate, esplicite e compatibili con il motivo per il quale sono stati raccolti.
4Origine dei dati personali
I dati possono essere raccolti direttamente dall’interessato, attraverso la navigazione e l’utilizzo del sito, mediante moduli, e-mail, telefono, fax o messaggistica, dall’azienda per cui opera l’interessato, da clienti o partner che indicano un referente, da fonti professionali pubblicamente accessibili oppure nell’ambito di rapporti già esistenti.
Quando i dati non sono raccolti direttamente dall’interessato, 4Power fornisce le informazioni previste dall’articolo 14 del GDPR, salvo le eccezioni previste dalla normativa.
6Registrazione e gestione dell’account
Dati trattati
- nome, cognome e recapiti professionali;
- ragione sociale, codice fiscale e Partita IVA;
- indirizzi di fatturazione e spedizione;
- settore, tipologia di attività e ruolo professionale;
- credenziali e dati necessari all’autenticazione;
- stato, tipologia e condizioni commerciali dell’account;
- attività effettuate nell’area riservata.
Finalità, base giuridica e conservazione
I dati sono utilizzati per creare e verificare l’account, consentire l’accesso all’area riservata, visualizzare prezzi e condizioni commerciali, accedere alla documentazione riservata e proteggere l’account. Il trattamento si basa su misure precontrattuali, esecuzione del contratto e legittimo interesse alla gestione dell’area riservata.
I dati sono conservati per la durata dell’account e successivamente per il tempo richiesto da obblighi amministrativi, fiscali, contrattuali e di tutela dei diritti.
7Prezzi, listini e condizioni commerciali
Gli utenti registrati possono visualizzare prezzi, listini, sconti o condizioni differenti in funzione della categoria commerciale, del rapporto con 4Power, degli accordi sottoscritti e delle condizioni associate all’account.
L’applicazione informatica di prezzi e sconti deriva da regole commerciali definite o approvate da personale autorizzato.
8Richieste di contatto, informazioni e preventivi
Dati trattati
- nome, cognome, azienda e ruolo;
- indirizzo e-mail e numero di telefono;
- prodotti e servizi di interesse;
- contenuto della richiesta;
- documenti e informazioni volontariamente inviati;
- cronologia delle comunicazioni.
Finalità, base giuridica e conservazione
I dati sono utilizzati per rispondere, fornire informazioni tecniche o commerciali, individuare prodotti, predisporre offerte e gestire attività precontrattuali. La base giuridica è l’esecuzione di misure precontrattuali richieste dall’interessato e il legittimo interesse a gestire le comunicazioni ricevute.
Le richieste che non danno origine a un rapporto contrattuale sono conservate, di regola, per un massimo di 24 mesi dall’ultima interazione significativa, salvo esigenze di documentazione o difesa.
9Ordini, forniture e rapporti commerciali
Dati trattati
- dati identificativi, aziendali, fiscali e di contatto;
- indirizzi di fatturazione e consegna;
- prodotti, quantità, prezzi, sconti e condizioni;
- ordini, preventivi, pagamenti, spedizioni e consegne;
- dati relativi a resi, contestazioni, assistenza e garanzie.
Finalità e base giuridica
I dati sono utilizzati per predisporre offerte, gestire ordini, consegne, pagamenti, fatture, adempimenti fiscali, assistenza, resi e contestazioni. Il trattamento si basa su misure precontrattuali, esecuzione del contratto, obblighi legali e legittimo interesse alla tutela del rapporto commerciale.
Pagamenti e conservazione
Quando il pagamento è gestito da una banca o da un prestatore esterno, 4Power può ricevere esito, importo e riferimento della transazione senza acquisire necessariamente i dati completi della carta o del conto.
La documentazione amministrativa, fiscale e contabile è conservata per almeno 10 anni o per il diverso periodo previsto dalla normativa. Gli altri dati contrattuali possono essere conservati fino alla scadenza dei termini di prescrizione applicabili.
10Assistenza tecnica, garanzia e RMA
Le richieste RMA sono gestite attraverso i canali indicati nella pagina dedicata. La procedura pubblicata sul sito non prevede il caricamento di fotografie.
Dati trattati
- dati del cliente, dell’azienda e del referente;
- recapiti;
- codice, descrizione, quantità e numero seriale del prodotto;
- data e documento di acquisto;
- descrizione del difetto e numero della pratica;
- informazioni su spedizione, ritiro, verifiche e interventi;
- preventivi di riparazione e comunicazioni con il cliente.
Finalità, base giuridica e conservazione
I dati sono trattati per aprire e gestire la pratica, verificare il prodotto, applicare la garanzia, organizzare assistenza, riparazione, reso o sostituzione e tutelare i diritti delle parti. La base giuridica è l’esecuzione del contratto, l’adempimento degli obblighi di garanzia e il legittimo interesse alla gestione dell’assistenza.
I dati sono conservati per la durata della pratica e successivamente per il periodo necessario a documentare l’intervento e tutelare i diritti. Quando collegati a ordini o fatture, alcuni dati possono essere conservati fino a 10 anni.
11Configuratore di armadi rack
Il configuratore consente di selezionare caratteristiche e accessori compatibili, generare un riepilogo o preventivo, scaricare un PDF, richiedere l’invio via e-mail e utilizzare la condivisione tramite WhatsApp.
Dati personali inseriti dall’utente
Il configuratore non richiede nome, cognome, azienda, numero di telefono, indirizzo, Partita IVA o note personali.
Altri dati trattati
- opzioni e caratteristiche selezionate;
- codici e quantità dei prodotti;
- prezzi e riepilogo economico;
- contenuto della configurazione;
- data e ora dell’operazione;
- dati tecnici necessari al funzionamento e alla sicurezza.
Finalità e base giuridica
I dati sono trattati per elaborare le scelte, verificare compatibilità, generare riepilogo e PDF, inviare il documento, consentire la condivisione, rispondere a richieste collegate e garantire la sicurezza del servizio. La base giuridica è l’esecuzione del servizio richiesto, l’esecuzione di misure precontrattuali e il legittimo interesse al corretto funzionamento.
Conferimento e conservazione
Il conferimento dell’e-mail è facoltativo ed è necessario soltanto per ricevere il documento tramite posta elettronica. Le configurazioni che non danno origine a un rapporto commerciale sono cancellate o anonimizzate entro 24 mesi dall’ultima interazione significativa. Se generano una trattativa o un ordine, i dati sono conservati secondo i periodi applicabili al relativo rapporto.
Quando l’utente sceglie questa funzione, viene reindirizzato verso WhatsApp o WhatsApp Web. L’attivazione è volontaria e comporta il trattamento dei dati anche da parte del gestore della piattaforma secondo la propria informativa.
12Utilizzo promozionale dell’e-mail del configuratore
L’indirizzo e-mail inserito nel configuratore è innanzitutto utilizzato per inviare la configurazione o il preventivo richiesto.
Il medesimo indirizzo può essere utilizzato per newsletter, offerte, promozioni, novità di prodotto, aggiornamenti tecnici ed eventi soltanto dopo l’acquisizione di un consenso libero, specifico, informato, facoltativo e separato dalla richiesta di invio del preventivo.
☐ Ho letto l’Informativa sul trattamento dei dati personali.
☐ Acconsento a ricevere via e-mail comunicazioni promozionali, offerte, novità di prodotto e aggiornamenti tecnici di 4Power.
La casella promozionale non deve essere preselezionata e la mancata prestazione del consenso non impedisce di usare il configuratore o ricevere il preventivo.
Revoca e conservazione
Il consenso può essere revocato in qualsiasi momento utilizzando il collegamento presente nelle e-mail oppure scrivendo a info@4power.it. In assenza di rapporti o interazioni significative, i dati sono rimossi dalle campagne entro 24 mesi dall’ultima interazione. Dopo la revoca, l’indirizzo può essere conservato in una lista di esclusione per impedire ulteriori invii.
14Comunicazioni verso clienti già acquisiti
Nei casi consentiti dall’articolo 130, comma 4, del D.Lgs. 196/2003, 4Power può utilizzare l’indirizzo e-mail fornito da un proprio cliente nel contesto della vendita per proporre prodotti o servizi propri analoghi a quelli già acquistati.
Il cliente è informato della possibilità di opporsi al momento della raccolta e in ogni comunicazione successiva.
15Download di documentazione riservata
Alcuni manuali, datasheet, certificazioni, dichiarazioni, software o documenti possono essere accessibili esclusivamente agli utenti registrati.
Dati trattati e finalità
Possono essere registrati account utilizzato, documento consultato o scaricato, prodotto associato, data, ora, indirizzo IP, esito della richiesta e informazioni tecniche. Il trattamento serve a verificare il diritto di accesso, proteggere la documentazione, prevenire abusi, risolvere problemi e produrre statistiche aggregate.
Base giuridica e conservazione
La base giuridica è l’esecuzione del servizio e il legittimo interesse alla sicurezza. I dati dettagliati sono conservati, normalmente, per non oltre 12 mesi. Le statistiche anonimizzate o aggregate possono essere conservate più a lungo.
16E-mail, telefono, fax, WhatsApp e social network
Quando l’utente comunica con 4Power possono essere trattati dati identificativi, recapiti, azienda di appartenenza, contenuto, data e ora dei messaggi, documenti inviati e informazioni necessarie a fornire una risposta.
Il trattamento si basa su misure precontrattuali, esecuzione del contratto o legittimo interesse a gestire le comunicazioni. Quando sono usate piattaforme esterne, i dati sono trattati anche dai rispettivi gestori secondo le loro informative.
Non devono essere trasmessi password, credenziali, dati sanitari, dati bancari completi o documenti non necessari.
18Utilizzo dell’intelligenza artificiale
4Power può utilizzare strumenti di intelligenza artificiale come supporto alle attività interne, editoriali, tecniche, organizzative e commerciali, per esempio per preparare o revisionare bozze, supportare traduzioni, classificare informazioni, organizzare documentazione tecnica, estrarre dati e assistere la creazione o elaborazione di immagini.
L’intelligenza artificiale è uno strumento di supporto e non sostituisce la responsabilità editoriale, tecnica o commerciale di 4Power.
Assenza di un chatbot pubblico attivo
Prima dell’eventuale attivazione di un assistente virtuale, questa informativa sarà aggiornata e l’interfaccia indicherà chiaramente che l’utente sta interagendo con un sistema di IA. Saranno specificati dati trattati, finalità, basi giuridiche, conservazione, destinatari, trasferimenti internazionali e modalità per richiedere l’intervento di una persona.
Dati personali e controllo umano
4Power applica il principio di minimizzazione e limita l’inserimento di dati personali, informazioni riservate e documenti identificativi negli strumenti di IA. L’eventuale utilizzo deve essere necessario, autorizzato, basato su una valida base giuridica e protetto da misure adeguate.
4Power non utilizza ordinariamente i dati raccolti attraverso il sito per addestrare propri modelli destinati a profilare gli utenti.
I contenuti tecnici, commerciali o normativi elaborati con il supporto dell’IA sono sottoposti a controllo umano. Per specifiche, compatibilità, dimensionamenti, certificazioni, sicurezza, prezzi, disponibilità e condizioni commerciali prevalgono documenti e comunicazioni ufficiali.
Quando un contenuto artificiale o significativamente modificato potrebbe essere scambiato per autentico, 4Power adotta una segnalazione adeguata. Le immagini indicate come illustrative, concettuali, renderizzate o generate non costituiscono una rappresentazione vincolante del prodotto.
19Decisioni automatizzate e profilazione
4Power non utilizza attualmente i dati raccolti attraverso il sito per adottare decisioni esclusivamente automatizzate che producano effetti giuridici o incidano in modo analogo significativamente sull’interessato ai sensi dell’articolo 22 del GDPR.
L’applicazione automatica di prezzi o sconti associati all’account deriva da condizioni commerciali precedentemente definite e non costituisce una valutazione automatizzata della personalità o dell’affidabilità dell’utente.
Qualora venissero introdotti processi decisionali automatizzati rilevanti, l’informativa sarà aggiornata indicando logica, conseguenze, diritto all’intervento umano e modalità di contestazione.
20Destinatari dei dati
I dati possono essere trattati, nei limiti delle rispettive funzioni, da personale autorizzato di 4Power, amministratori di sistema, fornitori di hosting, infrastrutture, backup e sicurezza, sviluppatori e manutentori, fornitori della piattaforma e-commerce, servizi e-mail, newsletter e marketing, strumenti statistici e di gestione del consenso, banche, prestatori di pagamento, corrieri, produttori, centri di assistenza, consulenti e autorità.
I soggetti che trattano dati per conto di 4Power sono nominati Responsabili del trattamento ai sensi dell’articolo 28 del GDPR, ove richiesto. L’elenco aggiornato può essere richiesto a info@4power.it.
I dati personali non vengono venduti.
21Trasferimenti fuori dallo Spazio economico europeo
Alcuni fornitori tecnologici possono trattare dati in Paesi esterni allo Spazio economico europeo. In tali casi 4Power verifica che il trasferimento avvenga mediante strumenti previsti dal GDPR, come decisioni di adeguatezza, clausole contrattuali standard, norme vincolanti d’impresa o altre garanzie riconosciute.
Ulteriori informazioni possono essere richieste a info@4power.it.
22Misure di sicurezza
4Power adotta misure tecniche e organizzative proporzionate ai rischi per proteggere i dati da perdita, distruzione, alterazione, accesso non autorizzato, divulgazione, indisponibilità accidentale e trattamento illecito.
- controllo degli accessi e gestione delle autorizzazioni;
- protezione delle credenziali;
- aggiornamento dei sistemi;
- backup e registrazione degli eventi di sicurezza;
- protezione delle comunicazioni;
- procedure per la gestione degli incidenti;
- formazione e istruzioni al personale.
In caso di violazione dei dati personali, 4Power applica le procedure previste dagli articoli 33 e 34 del GDPR.
23Dati relativi a minori
Il sito e i prodotti di 4Power sono rivolti principalmente a imprese, professionisti, installatori, rivenditori, distributori, system integrator ed enti e non sono destinati specificamente ai minori.
Qualora venga accertata una raccolta non necessaria di dati di un minore, 4Power procederà alle verifiche e, quando richiesto, alla cancellazione.
24Collegamenti e contenuti di terzi
Il sito può contenere collegamenti esterni, video, mappe, documenti, pulsanti sociali, contenuti incorporati e collegamenti a piattaforme di messaggistica.
L’attivazione può comportare la trasmissione di dati al relativo fornitore. Quando richiesto, il contenuto viene bloccato fino all’acquisizione del consenso.
4Power non controlla i trattamenti effettuati autonomamente dai gestori delle piattaforme esterne, ai quali si applicano le rispettive informative.
25Diritti degli interessati
L’interessato può esercitare i diritti previsti dagli articoli da 15 a 22 del GDPR e chiedere accesso, rettifica, integrazione, cancellazione, limitazione, portabilità, opposizione, revoca del consenso, informazioni sulle decisioni automatizzate e intervento umano nei casi previsti.
Le richieste possono essere inviate a info@4power.it. La revoca non pregiudica la liceità del trattamento effettuato prima della revoca.
Per verificare l’identità del richiedente, 4Power può chiedere informazioni aggiuntive proporzionate. La risposta è fornita senza ingiustificato ritardo e, normalmente, entro un mese, salvo le proroghe consentite dal GDPR.
26Diritto di opposizione al marketing
L’interessato può opporsi in qualsiasi momento al marketing diretto utilizzando il collegamento presente nelle e-mail, scrivendo a info@4power.it o usando gli strumenti di gestione delle preferenze eventualmente disponibili.
L’opposizione al marketing non comporta la cancellazione dei dati che devono essere conservati per finalità contrattuali, amministrative, fiscali o di difesa.
27Reclamo all’Autorità di controllo
L’interessato che ritenga che il trattamento dei propri dati violi la normativa può proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali.
Resta ferma la possibilità di rivolgersi all’autorità giudiziaria competente.
28Modifiche e aggiornamenti
4Power può aggiornare la presente informativa in seguito a modifiche normative, cambiamenti dei trattamenti, introduzione di nuovi servizi o fornitori, nuove funzioni del sito, attivazione di sistemi di intelligenza artificiale, modifica dei tempi di conservazione o esigenze di maggiore chiarezza.
La versione aggiornata è pubblicata su questa pagina con la data di revisione. In caso di modifiche significative, 4Power può fornire un avviso aggiuntivo.